Jede Schule verleiht Bücher, zieht Gebühren ein und rechnet am Ende mit dem Schulamt ab. Die Arbeit ist jedes Jahr dieselbe, nur die Hilfsmittel sind es nicht: Listen auf Papier, Tabellen auf einzelnen Rechnern, Bargeld in Umschlägen. Der SchulBuchManager führt diese Arbeit an einer Stelle zusammen und folgt dabei dem Schuljahr, nicht der Aktenlage.
Der SchulBuchManager befindet sich in aktiver Entwicklung. Eine Pilotschule arbeitet bereits im Echtbetrieb damit, der offizielle Start ist für Anfang 2027 vorgesehen.
Ausgangslage
Bücherzettel entstehen in einer Textdatei, Bestellungen kommen auf Zetteln zurück, der Bestand steht in einer Tabelle, und die Gebühren sammelt jemand im Sekretariat ein. Jede Liste ist für sich richtig. Zusammen ergeben sie kein verlässliches Bild, weil niemand sie in Einklang halten kann.
Wer hatte welches Buch, in welchem Zustand, und kam es zurück? Ohne Historie je Exemplar bleibt am Ende des Schuljahres nur Schätzen. Bei Verlust oder Beschädigung fehlt die Grundlage, um eine Forderung sachlich zu begründen.
Eltern fragen nach Fristen, Beträgen und Zahlungswegen; nicht alle Familien lesen Deutsch. Gleichzeitig muss die Schule die Gebühren belegen und abführen. Beides trifft Menschen, die eigentlich unterrichten oder ein Sekretariat führen.
Die Idee
Der Leitgedanke ist einfach: Eine Angabe wird einmal erfasst und ist danach überall richtig. Wenn ein Kind eine Klasse wiederholt, wenn ein Buch beschädigt zurückkommt, wenn eine Zahlung eingeht — der Vorgang zieht seine Folgen selbst nach. Niemand pflegt dieselbe Information ein zweites Mal an einer anderen Stelle.
Dazu muss die Software verstehen, wie ein Schuljahr wirklich läuft. Bestellt wird im laufenden Jahr für das kommende. Eingesammelt wird vor den Sommerferien, ausgegeben danach — oder, je nach Schule, anders herum. Ein Nachzügler, der im August angemeldet wird, braucht eine Bestellung für das laufende Jahr, nicht für das nächste. Genau diese Fälle entscheiden darüber, ob ein Programm im Alltag hilft oder im Weg steht.
Wir bauen nicht von der Verwaltung her, sondern vom Schulalltag. Leitgedanke der Entwicklung
Wie es arbeitet
Die Schule legt je Jahrgang fest, welche Titel zur Ausleihe stehen und welche gekauft werden. Der Zettel des Vorjahres lässt sich übernehmen und anpassen.
Familien melden sich mit einem Einmalcode an und wählen je Titel zwischen Ausleihe und Kauf. Das Portal steht in elf Sprachen bereit, die Bestätigung kommt in derselben Sprache.
Die Leihgebühr ergibt sich aus der Bestellung, samt verminderter Sätze und Befreiungen. Eingehende Zahlungen ordnet der SchulBuchManager über den Kontoauszug zu.
Am Ausgabetag wird der Ausweis des Kindes gescannt, dann jedes Buch. Das System prüft, ob der Titel bestellt und bezahlt ist, und hält fest, welches Exemplar an wen gegangen ist.
Bei der Rückgabe wird der Zustand jedes Exemplars erfasst. Ist ein Buch beschädigt oder verloren, berechnet der SchulBuchManager den Zeitwert und legt einen nachvollziehbaren Schadensfall an.
Zum Kassenschluss stellt der SchulBuchManager zusammen, was eingenommen wurde und was offen ist. Für Sachsen-Anhalt füllt er die amtlichen Anlagen aus, statt sie von Hand übertragen zu lassen.
Worauf wir Wert legen
Betrieb auf Servern in Deutschland, verschlüsselte Sicherungen, Anmeldung mit zweitem Faktor. Eine Auskunft nach Artikel 15 DSGVO erzeugt die Anwendung auf Anforderung selbst.
Das Eltern-Portal steht in elf Sprachen bereit. Wer zu Hause kein Deutsch spricht, soll eine Bestellung nicht am Sprachverständnis scheitern lassen müssen.
Eine Web-Anwendung. Keine Software auf den Rechnern der Schule, keine Version, die jemand aktuell halten muss, kein Serverraum, der betreut werden will.
Jede Änderung wird protokolliert. Ausgestellte Zahlungsaufforderungen werden nicht nachträglich verändert, sondern über eine Korrektur aufgehoben. Die Klassenzugehörigkeit bleibt über die Jahre erhalten.
Schulleitung, Sekretariat, Lehrkräfte und das Scan-Terminal sehen jeweils nur, was sie für ihre Aufgabe brauchen. Jede Schule arbeitet in einem getrennten Bestand.
Wenn eine Klasse wartet, darf nichts aufhalten. Protokolle und E-Mails verlassen die Anwendung im Hintergrund, nie im Arbeitsschritt.
Stand der Entwicklung
Wir sagen offen, was fertig ist und was nicht. Der SchulBuchManager ist in aktiver Entwicklung. Genau eine Schule arbeitet damit im Echtbetrieb — die Schule, für die die erste Fassung ursprünglich geschrieben wurde. Weitere Schulen nutzen die Anwendung bisher nicht, es gibt keinen Vertrieb und keine Umsätze.
Der gesamte Ablauf eines Schuljahres ist dort einmal vollständig durchlaufen — vom Bücherzettel über Bestellung und Ausgabe bis zur Abrechnung mit dem Schulamt. Was jetzt entsteht, ist der Schritt von einer Anwendung, die an einer Schule funktioniert, zu einer, die mehrere Schulen unabhängig voneinander tragen kann.
Die erste Fassung entstand für den Betrieb an einer einzelnen Schule, weil die vorhandenen Hilfsmittel den Ausgabetag nicht mehr getragen haben.
Bestellungen, Ausleihe, Gebühren und die Abrechnung mit dem Schulamt laufen vollständig über den SchulBuchManager.
Die Trennung der Schulbestände ausbauen, die Einrichtung einer neuen Schule ohne Zuarbeit von uns abschließen, weitere Schulformen erproben.
Eine Schule soll selbständig beginnen können: Zugänge anlegen, Bücherzettel erfassen, Eltern einladen.
Wer dahintersteht
Entwickelt wird der SchulBuchManager von der TWO 4 POP GbR in Halle (Saale) — einem Unternehmen, das seit 2004 besteht. Das Vorhaben ist nicht am Schreibtisch entworfen worden, sondern aus der Arbeit an einer Schule in Sachsen-Anhalt gewachsen: erst als Hilfsmittel für einen einzelnen Ausgabetag, dann als Verwaltung für ein ganzes Schuljahr, inzwischen als Anwendung, die andere Schulen mittragen soll.
Diese Herkunft prägt jede Entscheidung — wir kennen den Ausgabetisch, an dem eine Klasse wartet.
Wenn Sie für eine Schule sprechen und die weitere Entwicklung verfolgen möchten, schreiben Sie uns gern. Wir sagen Ihnen offen, was der SchulBuchManager heute leistet und was bis zum Start noch entsteht.
Ein Vormerken ist unverbindlich und keine Anmeldung. Wir melden uns, sobald weitere Schulen einsteigen können.